WhatsApp telah menjadi salah satu kanal komunikasi paling efektif antara bisnis dan pelanggan. Namun, memiliki akun WhatsApp Business saja tidak cukup. Bisnis perlu secara aktif mendorong pelanggan untuk memulai percakapan, sekaligus memastikan komunikasi yang terjadi dapat dikelola secara efisien.
Artikel ini membahas cara membangun kesadaran terhadap profil WhatsApp Business Anda, mendorong interaksi pelanggan, serta memanfaatkan fitur otomatisasi dan organisasi pesan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.
Tujuan Pembelajaran
Setelah membaca artikel ini, Anda akan memahami cara untuk:
- Memulai percakapan dengan pelanggan di WhatsApp
- Mengotomatisasi dan mengelola pesan pelanggan dengan lebih efisien
- Menjangkau lebih banyak orang melalui WhatsApp
Cara Menjangkau Lebih Banyak Orang di WhatsApp
Setelah bisnis Anda hadir dan aktif di WhatsApp, langkah berikutnya adalah memastikan pelanggan dapat dengan mudah menemukan dan menghubungi Anda. WhatsApp menyediakan beberapa cara untuk membantu bisnis menjangkau audiens yang relevan dan mendorong percakapan secara langsung.
1. Gunakan Tautan Pendek WhatsApp
Tautan pendek memungkinkan pelanggan memulai percakapan tanpa harus menyimpan atau mengetik nomor telepon secara manual. Saat tautan diklik, pelanggan akan langsung diarahkan ke ruang chat WhatsApp bisnis Anda.
Keunggulan lain dari tautan pendek adalah kemampuannya untuk menyertakan pesan awal otomatis. Pesan ini bisa digunakan untuk memberikan konteks, seperti tujuan pertanyaan atau jenis layanan yang dicari pelanggan. Tautan pendek sangat efektif digunakan di media sosial, email marketing, website, maupun materi promosi digital lainnya.
2. Manfaatkan Kode QR
Kode QR memudahkan pelanggan memulai percakapan hanya dengan memindainya menggunakan kamera ponsel. Setelah dipindai, pelanggan akan langsung diarahkan ke chat WhatsApp bisnis Anda.
Kode QR cocok digunakan pada berbagai media offline maupun online, seperti kemasan produk, poster, brosur, kartu nama, hingga etalase toko. Cara ini sangat membantu menjembatani interaksi dari dunia offline ke online.
3. Tambahkan Tombol Tindakan di Halaman Facebook
Jika bisnis Anda memiliki Halaman Facebook, pastikan tombol tindakan (call-to-action) diarahkan ke WhatsApp. Tombol ini memudahkan pengunjung halaman untuk langsung memulai percakapan tanpa perlu mencari informasi kontak secara manual.
4. Gunakan Iklan Klik ke WhatsApp
Iklan klik ke WhatsApp memungkinkan bisnis menampilkan iklan di Facebook atau Instagram yang langsung mengarahkan audiens ke percakapan WhatsApp. Jenis iklan ini sangat efektif untuk menjangkau audiens yang lebih luas dan mendorong interaksi langsung, terutama jika Anda menargetkan objektif pesan di pengaturan iklan.
Mengelola Pesan Pelanggan Secara Efisien
Seiring meningkatnya jumlah pesan masuk, kecepatan dan konsistensi respons menjadi faktor penting dalam pengalaman pelanggan. WhatsApp Business menyediakan berbagai fitur untuk membantu bisnis tetap responsif, profesional, dan terorganisir.
1. Pesan Sambutan
Pesan sambutan adalah pesan otomatis yang dikirim saat pelanggan pertama kali menghubungi bisnis Anda. Pesan ini dapat berisi sapaan, pengenalan singkat bisnis, jam operasional, estimasi waktu respons, atau tautan penting seperti katalog produk.
Pesan sambutan membantu membangun kesan pertama yang baik sekaligus mengarahkan pelanggan pada langkah berikutnya.
2. Balasan Cepat
Balasan cepat memungkinkan Anda menyimpan pesan yang sering digunakan dan mengirimkannya kembali dengan pintasan tertentu. Fitur ini sangat berguna untuk menjawab pertanyaan umum seperti informasi produk, status pesanan, metode pembayaran, atau pengiriman.
Balasan cepat juga dapat menyertakan media seperti gambar, video, atau GIF, sehingga komunikasi terasa lebih informatif dan menarik.
3. Pesan di Luar Jam Kerja
Pesan di luar jam kerja memberi tahu pelanggan bahwa bisnis sedang menunjukkan status tidak aktif, sekaligus menginformasikan kapan mereka akan mendapatkan balasan. Dengan fitur ini, ekspektasi pelanggan dapat dikelola dengan lebih baik, meskipun pesan dikirim di luar jam operasional.
4. Gunakan Label untuk Mengatur Percakapan
Label membantu bisnis mengelompokkan dan menandai percakapan berdasarkan kategori tertentu, seperti prospek baru, pesanan diproses, pembayaran selesai, atau keluhan pelanggan. Label dapat disesuaikan dan diberi warna berbeda agar lebih mudah dilacak.
Dengan sistem pelabelan yang rapi, tim dapat mengelola banyak percakapan tanpa kehilangan konteks atau status setiap pelanggan.
Poin Utama yang Perlu Diingat
- Permudah pelanggan menghubungi bisnis melalui tautan pendek, kode QR, dan tombol tindakan.
- Gunakan fitur otomatisasi seperti pesan sambutan, balasan cepat, dan pesan di luar jam kerja untuk meningkatkan responsivitas.
- Kelola percakapan dengan lebih rapi dan terstruktur menggunakan label.
Dengan strategi yang tepat dan pemanfaatan fitur WhatsApp Business secara optimal, bisnis dapat membangun komunikasi yang lebih cepat, konsisten, dan profesional—serta mendorong interaksi pelanggan yang berkelanjutan.
